open toolkit

Het probleem"Alles loopt via mij en mijn mailbox ontploft."

Acteren en Reageren

Act & Respond · een patroon uit Leading with Obeya

Verzamel losse verzoeken op één zichtbare plek en zet ze in een korte, vaste sessie om in besluiten en acties.

Ritme
2 tot 3 keer per week
Duur
ongeveer 30 minuten
Wie
managementteam en een gespreksleider
Licentie
CC BY-SA 4.0

Herken je dit?

“Alles loopt via mij. Mijn mailbox is mijn takenlijst geworden.”

“Voor een gesprek van een half uur moet je drie weken wachten.”

“Niemand weet wat er al is opgepakt.”

Een adjunct-directeur, een teamleider, een afdelingshoofd: iedereen met een rol in het midden kent het. Verzoeken komen binnen via mail, chat en op de gang. Ze stapelen zich op bij één persoon.

Waarom gebeurt dit?

Kleine vragen en problemen hebben geen vaste plek en geen vast moment. Dus kiezen ze de kortste weg: de leidinggevende. Die wordt het knooppunt waar alles langs moet. Grote onderwerpen wachten intussen op een gaatje in volle agenda’s.

Zie het werken

Van volle mailbox naar een bord dat stroomt

Mailbox leidinggevende4
TeamlidBeamer lokaal 12 is kapot
DirectieRooster periode 3 aanpassen?
CollegaNieuwe collega inwerken
OuderKlacht over de toetsweek

Rustig. Verzoeken gaan naar het bord.

Inbox

Hang je kaartje vooraf op

Sessie

Per kaartje max 2 minuten

Besluiten

Eén-op-één

Raakt het maar één persoon? Buiten de sessie.

Te doen

Bezig

Klaar

Inhoud

Vast blok, wekelijks, direct na deze sessie

Stap 1 van 9

Zonder patroon

Alles komt binnen via mail of op de gang, bij één persoon.

Zo werkt de sessie

3 minInchecken
12 minInbox langs
8 minLopende acties
4 minOntwikkelingen
3 minAfsluiten
  1. Inchecken (3 min): Hoe staat iedereen erin?
  2. Inbox langs (12 min): Elk kaartje max 2 minuten: besluit, actie, Inhoud of één-op-één.
  3. Lopende acties (8 min): Wat is klaar, wat staat stil?
  4. Ontwikkelingen (4 min): Wat moet iedereen weten?
  5. Afsluiten (3 min): Korte terugblik: wat kan beter?
Totaal 30 minuten. De minuten per blok zijn een startpunt; pas ze aan op je team.

Spelregels

  • Raakt het minstens 2 of 3 anderen? Dan hoort het in de inbox. Anders: één-op-één.
  • Maximaal 2 minuten per kaartje. Langer nodig? Het kaartje gaat naar de Inhoud-sessie.
  • Wie het kaartje ophangt, licht het toe. Kort: wat speelt er en wat heb je nodig?
  • Elk kaartje eindigt als besluit, actie met eigenaar, Inhoud of één-op-één. Niets blijft zweven.

De Inhoud-sessie: doorpakken zonder wachten

Een vast blok in de agenda, elke week, vaak direct na Acteren en Reageren. Het is een placeholder: het onderwerp kies je pas in de sessie. Alleen de mensen die nodig zijn voor dat onderwerp blijven. Zo verdwijnt het probleem dat een verdiepend gesprek 2 tot 3 weken op een vrij moment in ieders agenda moet wachten.

Wat heb je nodig?

  • Een bord, fysiek of digitaal (bijvoorbeeld Miro of iObeya), met een inbox, besluiten en een kanban voor acties
  • Kaartjes of plakbriefjes
  • Een vast tijdslot, 2 tot 3 keer per week
  • Een vast Inhoud-blok, wekelijks
  • Een gespreksleider die op de 2 minuten let

Valkuilen

  • Het bord wordt niet bijgewerkt. Dan vertrouwt niemand het nog. Spreek af wie na de sessie het bord bijwerkt.
  • Problemen meteen oplossen aan het bord. Dat kost iedereen tijd. Gebruik de 2 minuten en het Inhoud-blok.
  • Eén-op-één zaken in de inbox. De sessie wordt dan lang en saai voor de rest.

Bedenkers en bronnen

Visual Leadership verzamelt bewezen werkwijzen en beschrijft ze in eigen woorden en beelden. Alle eer voor het idee gaat naar de bedenkers. Zij onderschrijven deze pagina niet per se.

Verbeter dit patroon